建立联系 协作应用程序在数字转型中的作用

无论是零售商通过商品在网上而不是实体店,媒体公司交换打印像素或公司寻求授权一线员工,一个主题在业务越来越普遍:数字平台现在成功的基础,成功取决于员工可以实时合作,在任何时间,从任何地方。

由于员工分布广泛，而且劳动力流动性更强，许多公司近年来不得不迅速调整策略，以保持竞争力。这种努力的关键是能够有效地使用最新的通信和协作工具来共享信息和思想。Slack等即时通讯应用、Skype等商务视频会议应用以及dropbox等在线文件共享应用的兴起，为企业提供了大量工具，可以用来支撑企业增长和连接。

特别是，越来越多地采用基于团队的协作软件和改进的业务流程帮助组织变得更加敏捷。

IDC研究主管韦恩•库兹曼(Wayne Kurtzman)表示:“利用团队协作应用程序的公司报告称，它们的团队和个人生产率显著提高，拥有更快的营销时间，并(更快地)执行项目。”

但是，让所有员工都朝着同一个方向前进——甚至使用相同的软件——并不容易。企业高管充分意识到现代数字工具对员工的重要性，他们发现自己正在追赶员工在办公室外依赖的应用程序和设备。

“消费者现在希望一次点击购买，两次点击返回。当这些消费者去工作的时候，他们期待着同样轻松的合作、沟通和完成工作，就像他们在家、在社区或家庭工作时所享受的一样。”库兹曼说道。

德勤的一份报告显示，近80%的公司高管认为员工的工作经验很重要，但只有22%的人认为他们的公司在为员工创造一个富有成效的工作环境方面“非常出色”。

这一差距表明，企业正越来越多地在努力寻找合适的工具，以保持员工的工作效率和幸福感。

这样做对于吸引和留住员工至关重要。“毕竟，为什么他们在家里或为孩子们的足球俱乐部合作要比在工作中更容易呢?””库兹曼问道。“在工作之余，他们有同样深度的沟通、协作和完成工作的能力，这是有意义的。”

Gartner副总裁分析师杰弗里·曼恩(Jeffrey Mann)在最近的一份研究报告中表示，员工的数字体验应该与客户相当。

“…通常情况下，员工的经历对于业务和应用程序的领导者来说是次要的。“他们忽视了从市场营销和客户关系管理中获得的关于客户体验的经验教训对员工的相关性。许多用来创造快乐顾客的技巧也可以用来鼓励有生产力的员工。”

Valet Living是一家住宅礼宾和便利设施服务提供商，Facebook的Workplace enterprise社交网络目前被用于连接40个州的6000名员工——其中90%是兼职员工。这一部署帮助新员工更快地融入公司。

Valet Living首席人力资源官亨利•托莱多(henry Toledo)表示:“可以理解的是，在我们采用在线协作工具之前，很难始终如一、彻底地与员工合作。”

托莱多说，员工可以通过他们在个人生活中已经熟悉的平台获取相关培训材料。

“我们知道它的关键部门同事成功所需的技能和居民和我们的客户提供一致的体验,所以我们创建了一个图书馆的培训资源,包括我们的在线培训数据库,代客U,让所有新同事有机会达到速度快速高效地,”他说。

托莱多表示，使用数字协作工具(以前仅通过电子邮件是不可能的)将不同的员工联系起来的能力带来了切实的商业利益，并降低了员工流失率。

他说:“随着我们在整个组织内的合作越来越多，我们注意到，联系度与Valet Living员工保留率的稳步上升之间存在直接联系。”“自一年前Workplace引入以来，我们的员工保留率增加了20%，这证明我们有能力让员工从一开始就感到受欢迎。”

在慧俪体重中心(Weight Watchers)，公司高管发现，2018年在全球范围内向1.8万名员工推出工作场所有助于内部知识共享。

“(我们面临的)一个大问题或挑战是，我们如何让所有人团结起来?”公司公关高级副总裁斯黛丝·舍勒(Stacie Sherer)在早些时候的一次采访中说。“我们如何打破我们的不同的地域之间的筒仓,我们如何打破我们之间的筒仓公司总部和所有的人,可能只工作几个小时一个星期但想感受更大的一部分吗?”

舍勒说，员工们对此举表示欢迎。她说:“一名受访者说，‘我觉得我和其他国家的同事一起工作，我觉得我和他们很熟，因为他们在这里建立了联系。’”“因为你可以创建自己的个人资料，而且除了专注于工作合作和沟通的小组之外，还有一些个人兴趣小组，你可以用其他方式来了解你的同事。”

许多企业现在意识到需要改进协作以保持竞争力;毫不奇怪，在社交软件和协作工具上的支出一直在上升。据Gartner预测，到2023年，这一数字将达到48亿美元，几乎是2018年估计的27亿美元的两倍。

波士顿咨询集团(Boston Consulting Group)对大约40个数字转型项目进行了调查，发现那些将文化变革作为其数字转型项目的一部分的组织，其财务成功率(90%)远高于那些忽视文化的组织(17%)。

例如，金融软件供应商Intuit正将其转型努力更多地集中于创新，而不是管理基础设施。Intuit CIO Atticus Tysen说:“数字转型既是一种商业和技术上的转变，也是一种思维方式和文化上的转变。”

该公司一直在使用Slack的工作流协作应用，以促进员工之间的思想共享，无论他们的位置。泰森说:“Slack是我们通过即时通讯将全球不同地点和地点的员工联系起来的一种方式，同时也为志趣相投的个人或团队创造了机会，让他们有一个不需要长时间会议或多封电子邮件就能进行对话的地方。”

“利用Slack，我们可以让思维模式和文化转变，找到更多的机会，在规模上高效工作。”

另一个Slack用户，数据分析公司Splunk，也有类似的经历。

“对我们来说，Slack是真正开始改变沟通文化的承诺，”Splunk负责学习和发展的副总裁弗雷德·麦卡米斯(Fred McAmis)说。

在部署该应用程序之前，Splunk依靠各种不同的工具进行通信。“营销有一种工具，而产品和工程有另一种，”他说。当我们的首席技术官加入时，他选择了Slack做工程。它一开始只是一个试点项目，很快就在整个组织中传播开来。”

如今，短而有针对性的即时消息帮助团队推进项目。“它是实时的，相比之下，电子邮件是非常正式的，”他说。

改进的协作过程也有助于公司保持敏捷的业务规模。McAmis表示:“在Splunk，我们的员工基数逐年增长，这意味着我们必须保持公司的经验。”

他说，明确的职业发展路径有助于员工保持积极性。还有一个松弛的领导力课程的渠道，可以提供给企业各个层次的员工。

“虽然训练是主要的事情，但我相信学习需要强化，”McAmis说。“所以我们利用Slack来补充培训，并为我们的员工提供一种保持联系的方式，提醒他们自己所学到的东西。”Slack让我们能够快速共享知识，创建知识数据库。”

近年来，数字化转型的焦点主要集中在办公室职员身上。但企业软件供应商现在将协作、沟通和生产力工具瞄准了更广泛的员工，如零售、制造和医疗员工。这些第一线的服务和任务工作者代表了许多组织投资的一个新兴领域。

微软(Microsoft)更是如此，该公司自2018年底以来一直将目标对准一线员工。“(一线员工)是全球员工中很大的一部分，目前科技对他们的服务极其匮乏，”微软(Microsoft)现代职场垂直领域副总裁艾玛•威廉姆斯(Emma Williams)去年表示。“我们提供的是一种可定制的体验，真正关注的是基于角色的移动优先工作者。”

该公司在其团队协作工具上增加了大量更新，以吸引一线员工。这些新增功能包括新的移动应用程序功能、与第三方日程安排应用程序的整合以及一个员工“表扬”工具。

弗吉尼亚州的管道供应公司ferguson就是一个利用团队成功吸引前线工人的公司。该公司组建了团队，并开始转向基于渠道的沟通方式，以更快、更有效的信息共享来帮助改善客户服务。

对于展厅顾问来说，这一变化尤为重要，因为他们必须回答客户的问题，反复检查库存，并通常协助采购。

“从历史上看，展示厅顾问必须拿起电话，或者走到实体仓库的后台办公室，说，‘嘿，我在找这个产品;我们有吗?你能把它拿出来吗?弗格森商业流程主管托尼•莫里斯(Tony Morris)去年解释道。“这对客户来说不是很好的体验——可能需要时间。”

通过团队渠道，弗格森的销售人员现在可以使用移动设备快速向后台发送信息请求，从而更好地关注客户。“他们可以继续服务客户，但直接通过团队应用程序获得反馈，这很好，因为他们可以将这些信息提供给客户，而不必让客户等待……(让客户)坐在那里等待。”

这种改变可以带来更高效、更敬业的员工——以及更快乐的客户。

尽管许多组织现在才刚刚开始为一线员工投资工具，但随着业务案例变得更加清晰，更多的资金可能还在路上。工作场所的演变已经在进行中，还将继续。

库兹曼说:“我们正在开始让每个工人都成为知识工作者。“一个企业的合作更有效率，有更多的想法，更多的想法可以采取行动。”